■ わかりやすいメール

メールは「この書きかたじゃないとダメ！」っていう決まりはないけど、相手にも自分にとっても見やすくてわかりやすいほうがいいですよね。 ここでは同じ内容で書き方の違う2つのメールを見比べてみましょう。 A 差出人： だ〜れだ？ U(^^)U <Harumaki@os.xaxon.ne.jp>　宛先: なつ <Natsu@mail> 件名： こんにちは　日時： Mon, 1 Jan 2001 00:00:00 +0900 > 香川県で、さぬきうどんがおいしい お店を探しています。 > おすすめのお店はありますか？ 香川のうどん屋さんは、たまにはずれもあるけど、おいしいところが多いです。 私のお気に入りは、「さぬきや」「四国麺業」です。 「さぬきや」は、鍋焼きうどん、ざるそば、きつねうどん...どれもおいしい！ 他県からきた人が感動しているのを時々みます。さらにおでんも最高。 「四国麺業」は天ぷらおろしうどんが、さっぱりしてておいしいです。 冬はあったかい天ぷらおろしうどん、夏は冷たい天ぷらおろしうどん。 やっぱりうどんは香川じゃないとダメです。 だけど、あまり帰省していないので、うどんがなかなか食べられません。 さぬきうどん食べたい...(/_;) B 【1】 差出人： はる <Harumaki@os.xaxon.ne.jp>　宛先： なつ <Natsu@mail> 【2】 件名： さぬきうどんのおいしい店　【3】 日時： Mon, 1 Jan 2001 00:00:00 +0900 こんにちは。【4】 はる です。 【5】 > 香川県で、さぬきうどんがおいしい お店を探しています。 > おすすめのお店はありますか？ 香川のうどん屋さんは、たまにはずれもあるけど、おいしいところが多いです。 私のお気に入りは、「さぬきや」「四国麺業」です。 「さぬきや」は、鍋焼きうどん、ざるそば、きつねうどん...どれもおいしい！ 他県からきた人が感動しているのを時々みます。さらにおでんも最高。 「四国麺業」は天ぷらおろしうどんが、さっぱりしてておいしいです。 冬はあったかい天ぷらおろしうどん、夏は冷たい天ぷらおろしうどん。 やっぱりうどんは香川じゃないとダメです。 だけど、あまり帰省していないので、うどんがなかなか食べられません。 さぬきうどん食べたい...(/_;) ----- 【6】 はる E-Mail ★ Harumaki@os.xaxon.ne.jp URL ★ http://www.os.xaxon.ne.jp/~harumaki/ 【1】 送信者 送信者は、初めにメーラーで設定した名前がメールを書く時にも自動で「送信者」になります。 ここでよくやってしまうのが、ハンドル名（ネット上での名前）しか報せていない相手に本名で送ってしまったり、本名しかしらない相手にハンドル名で送ってしまったり。 届いたはいいけど、相手は「誰から？」とわからないことがあるので、ハンドル名と本名を使い分けている人はメールを送る相手にあわせて、送信者の名前も変更しましょう。 【2】 件名 メールが届いた時は、受信メール一覧で「送信者」「件名」が表示されて、誰からどのような内容のメールが届いたかザッとわかりますよね。 メールが沢山届く人では、件名を見て、すぐ読むか後で読むか判断したり、中には読まない人もいます。ですから、「こんにちは」とか内容がわかりづらい件名は避けたほうがいいですね。出来るだけ、メールの内容を簡単にまとめて件名をつけましょう。 親しい友人や家族と雑談する時のメールでは、件名に困る場合があります。だって、件名つけるほどたいしたこと書いてないし...そんな時は臨機応変、ザックバランでいいんじゃないかと思います。私と姉がやりとりするメールでは、「食べる」とか「キツ〜」とか、意味不明なものも多いです(笑) 【3】 日時 メールを送信する時に自動でタイムスタンプが押されます。しかし、PCの時計が狂っていると送信メールのタイプスタンプも狂います。PCに設定されている日付と時計は時々確認してあわせておきましょう。 【4】 はじめに「私は誰？」 B のメールでは、本文のはじめに自分のことを名乗ってます。メール一覧のところで送信者の名前が表示されるから、いいじゃん♪と思いがちですよね。ですが、中には、届いたメールが多い時にまとめて一気にメールを読む人もいます。メール一覧から読みたいメールをクリックせずにキーで次々にメール間を移動して読むので、本文のはじめに誰からのメールか書いてあるとわかりやすいです。 【5】 本文 内容によって適当に段落をいれておくと読みやすいですね。それともう一つ、70文字以内で適当に改行しておくとGood。これはメーラーによって、73文字以上では受けた時、適当に文字を折り返したり横スクロールが出来たりして読みづらいからです。相手が引用符[ >]をつけて返信することもあるので差し引き70文字程度。#引用符についての詳しい説明は下にあります。 70文字っていうのは1バイトでの文字数なので2バイトの日本語では35文字になります。73文字で折り返し機能はメーラーによって多少上下しますが一般的な文字数のようです。 メーラーによっては自分で改行せずに送信時に自動で改行するという設定も出来ますが、文節関係なしに改行してしまうので自分で区切ったほうが見やすいかなと思います。Becky！には、メール作成画面にルーラー（文字数定規）がついてるので改行の目安がわかりやすいです。 【6】 署名（シグネチャ） 送信者のところに名前が表示されるし、初めに名乗ってるし、書かなくてもいいじゃん........なぜか関東風 葉書や手紙を書いた時には、最後に「私が書きました」っていう意味で自分の名前を書きますよね。書かない？エット...＼(・_＼)ソノハナシハ (/_・)/コッチニオイトイテ... 一般的には署名をつけることはマナーになっているようです。メールでも葉書や手紙と同じように署名をつけておきましょう。文責って意味でもネ。署名は、あらかじめ設定しておけば自動的につけることができます。メールを書くごとに自分で書かなくてもいいのです。

■ 過去のメールから引用する

行頭に[ >]の記号がついている文がありますが、これは他のメールから引用していることを示す引用符です。 過去のメールから適当な引用文を活用すれば前後のやりとりがわかるし、なにについて回答しているのか、コメントしているのかわかりやすいです。ただし、その引用に意味がなければ、わずらしいことも...。引用する時はピックアップして使いましょ。 [ ----- Original Message ----- ] の後に全文をまとめて引用しての返信もありますが、これは問い合わせが多い会社などでよく使われます。メールごとに部分的な引用をするより手っ取り早いのと「あなたからの問い合わせは、確かにこのメールでした」の意味があるのだと思います...たぶん(笑)全文引用は会社に任せて個人メールは部分引用のほうがいいですね。 ちなみに引用符は自分でつけなくても、一般的なメーラーではメールの「返信」アイコンをクリックすると引用するメール本文に引用符がついた状態でメール作成ウィンドウが起動します。引用文を自動でいれたくない場合は設定をOFFにすると返信メールを書く時に引用文がはいりません。 Becky！では、引用符を自分の好きなものに設定することができまが、[ >]が一般的に使われていて誰にでも通用する引用符。引用符の変更は、相手といつも使ってる引用符だから...という時だけにしましょう。また、Becky！でもそうですが、メーラーによっては、引用文の色を変えて表示することができます。引用 文と本文との区別がつきやすく読みやすいのですが、どのメーラーでも色わけ表示ができるとは限りません（Windows標準メーラーの OutlookExpress では出来ない）。どのメーラーでも読みやすいように引用文と書く文との間に一行あけておくと、Betterだと思います。

■ HTMLメール

なんの修飾もない文字だけのメールをテキストメールと言いますが、それに対して文字に修飾を使ったり画像を使ったりしたWebページのようなメールをHTML（エイチティーエムエル）メールと言います。 HTMLメールはいろいろ表現できるから楽しくていいですよね。私もメールをはじめた頃は楽しくてしょうがないって感じでHTMLメールばかり送っていました。 だけど、受ける人によってHTMLメールは迷惑なものになってしまうことがあります。HTMLを使うと修飾に使う命令が添付として扱われるし、テキストメールに比べるとHTMLで修飾しているぶんメールのデータサイズが大きくなってしまいます。受信するのも時間がかかるし表示も遅い。メーラーによっては、せっかく修飾していても表示出来なかったり表示しないように設定できます。 楽しいけれど、困ったちゃんにもなりかねないHTMLメール。初めて出す相手にはテキストメールで送って、「HTMLメールもいいよ〜」と確認出来たらHTMLメールで送りましょ♪その場合も大きい画像をつければつけるほど、沢山つければつけるほどサイズが大きくなってしまうのでほどほどにネ。ちなみに、メーリングリストでは一般的にHTMLメールは禁止されています。 HTMLのつもりじゃなかったのよメール 注意したいのが自分ではテキストメールだと思ってたのにHTMLメールを送っている場合。文字の修飾をしてないのにHTMLメールになっていることがあります。Becky！では、「HTMLメールで書くぞ！」と意識して書かない限りHTMLメールにはなりません。しかし、メーラーによっては初期設定でいつもHTMLメールを送るように設定されていることがあります。Becky！以外にも、職場などで複数のメーラーを使う人もいると思いますので、そのようなメーラーを使う時は設定を変更しておきましょう。 Tip HTMLメールを無意識に送らないために，書きたい時だけ使う設定にしよう 初期設定が「いつもHTMLメールで送る」になっているメーラーの代表格 OutlookExpress 5.0 の場合は次のように設定します。 ツールバーメニューのツールから[ オプション ]をクリックすると設定画面が表示します。 その中の[ 送信 ]タブをクリックすると下のほうに[ メール送信の形式 ]というのがあるのでHTML形式ではなく、[ テキスト形式 ]のほうにチェックを入れて適応，OKをクリックします。これで知らないうちにHTMLメールを送ってしまう「つもりじゃなかったのよメール」とも おさらばさっ。 HTMLメールを書く時は、メール作成ウィンドウのツールバーメニューから[ 書式 ]⇒[ リッチテキスト（HTML） ]をクリックするとHTMLメールが書けます。

PCFAQトップページに戻る